PROCEDURE DE RECUEIL DES SIGNALEMENTS

Le Groupe ORPEA, SA à Conseil d’Administration, enregistrée sous le numéro 401 251 566, est responsable du traitement de données personnelles ayant pour finalité le signalement et le traitement des alertes professionnelles.  Le dispositif d’alerte est facultatif et vous permet de reporter tout signalement mentionné ci-dessous. Vous avez également la possibilité de reporter un signalement par tout autre moyen mis à votre disposition par le Groupe, sans aucune conséquence négative à votre égard.   

TYPES DE SIGNALEMENTS AUTORISES

Vous pouvez reporter les signalements suivants si vous en avez eu personnellement connaissance ou si vous en avez été témoin de : 

• L'existence de conduites ou de situations contraires au Code de Conduite du Groupe concernant notamment :
• Des situations de conflits d’intérêts ;
• Des faits de corruption ;
• Des faits de trafic d'influence ;
• Des faits de discrimination ou de harcèlement. 

• L’existence de conduites relatives à :
• Un crime ou un délit ;
• Une violation grave et manifeste d'un engagement international ratifié par la France ;
• Une violation grave et manifeste d'un acte unilatéral d'une organisation internationale ;
• Une violation grave et manifeste de la Loi ou d’un Règlement ;
• Une menace ou un préjudice grave pour l'intérêt général. 

• La violation des obligations définies par :
• Les Règlements Européens ;
• Le Code Monétaire ou Financier ;
• Le Règlement Général de l'Autorité des Marchés Financiers. N.B : Sont exclus du périmètre de signalement les informations couvertes par :
• Le secret Médical ;
• Le secret de la Défense Nationale ;
• Le secret des relations entre un Avocat et son Client.  

PROCEDURE DE SIGNALEMENT AUPRES DU REFERENT DESIGNE PAR L’ENTREPRISE

A travers cette plateforme, vous émettez votre signalement auprès du référent désigné par l’entreprise, qui est le seul destinataire des informations que vous allez adresser, dans la mesure où ces données sont nécessaires à l’accomplissement de sa mission. Les référents désignés sont respectivement le Directeur Financier et le Chargé des Opérations.

CONTENU D’UNE ALERTE INTERNE 

Vous devez reporter :  

• Le signalement de manière objective et pertinente, en lien direct avec le champ d’application du dispositif d'alerte :
• Aucun jugement de valeur ou commentaire subjectif sur les comportements de personnes n’est pris en considération ;
• Vous devez alléguer les faits dont vous avez eu personnellement connaissance et de bonne foi, de façon claire, succincte et exhaustive.

• Vous renseignez uniquement les données suivantes lors de l’émission de votre signalement :
• Votre identité, vos fonctions et vos coordonnées ;
• L’identité, la fonction de la ou des personnes faisant l’objet d’une Alerte ;
• Les faits signalés ;
• Les éventuels documents (fichier, photo ou toute pièce utile) à l’appui de votre signalement.

• La confidentialité est assurée durant toute la procédure de traitement de votre signalement. Dans de rares cas, votre identité peut être divulguée à l'Autorité Judiciaire sous réserve de votre consentement préalable.

• A titre exceptionnel, vous pouvez effectuer un signalement de manière anonyme étant précisé que :
• Tout signalement anonyme ne portant pas sur des faits graves et ou sur des faits suffisamment détaillés, n’est pas pris en considération et est immédiatement rejeté ;
• Si les faits sont suffisamment graves et détaillés, le signalement sera traité mais l’instruction sera plus longue et moins efficace, car l’interaction entre vous et la personne en charge du traitement sera plus complexe.  

TRAITEMENT DES ALERTES

Le signalement que vous allez émettre est porté uniquement à la connaissance du référent destinataire désigné par le Groupe. A ce moment-là, plusieurs étapes s’enchainent :       

• Vous recevez un numéro d’identification unique du signalement émis qui vous sert à correspondre avec le référent destinataire de l’alerte ; 
• Selon la nature de l’alerte et du champ concerné, le référent destinataire de l’alerte peut être amené à vous demander des compléments d’informations ;

• Dans une première phase dite de vérification, le référent procède à une évaluation préliminaire pour déterminer si votre signalement entre dans le champ d’application de la présente procédure. Tout signalement dont il serait manifeste qu’il sort du champ d’application de la procédure sera détruit sans délai et vous en serez informé. Tout signalement qui n’a aucun caractère sérieux, qui est fait de mauvaise foi ou qui constitue une dénonciation abusive, voire calomnieuse sera détruit après avoir l’objet d’une enquête interne. Vous en serez alors informé par le Référent. Si le référent conclut à la recevabilité de l’alerte, il vous en informe.

Le Référent prendra toutes mesures utiles pour traiter l’alerte professionnelle, en déclenchant notamment une enquête si cela s’avère nécessaire. Cette enquête pourra être menée soit par une équipe interne réduite constituée de salariés du Groupe spécifiquement formés pour appréhender ces missions et qui sont astreints à une obligation de confidentialité renforcée, soit, si les faits le justifient, par des tiers spécialisés dans la conduite d’enquêtes ou dans certains domaines utiles à l’enquête (par exemple, domaines informatique, juridique, financier, comptable).  Dans ce cas, ces tiers s’engageront par voie contractuelle, à ne pas utiliser les données à des fins détournées, à assurer leur confidentialité, à respecter la durée de conservation limitée des données et à procéder à la destruction ou à la restitution de tous les supports manuels ou informatisés de données à caractère personnel au terme de leur prestation.

Le référent prendra toutes les précautions pour ne transmettre aux tiers (personnel au sein du Groupe ou prestataire externe intervenant dans la procédure de vérification ou de traitement d’une alerte professionnelle), que les seules données nécessaires à l’accomplissement de leurs missions respectives.  A l’exception de l’Autorité Judiciaire, les éléments de nature à vous identifier en tant qu’émetteur d’alerte qui seront transmis à des tiers externes au Groupe ne pourront être divulgués qu’avec votre consentement.  Vous êtes également informé par le référent destinataire de la clôture définitive de la procédure.

Nous attirons votre attention sur le fait que vous ne serez associé au processus d’enquête que pour la vérification des faits signalés. Le déroulement de l’enquête, son contenu, son issue, et le rapport qui en découlent sont strictement confidentiels, y compris à votre égard, car nous garantissons la confidentialité des plans d’action et des mesures déployés, tout comme nous garantissons votre confidentialité dans le traitement de vos alertes.

INFORMATIONS DES PERSONNES

Informations générales à destination de l’émetteur d’alerte

• L'utilisation de bonne foi du dispositif, même si les faits s'avèrent par la suite inexacts ou ne donnent lieu à aucune suite, ne vous expose à aucune sanction disciplinaire ;  
• Toutefois, toute utilisation abusive ou inappropriée du système d'alerte pourra donner lieu le cas échéant à des poursuites. Informations particulières à destination de la personne visée par l’alerte
• La personne visée par l’alerte est informée dès l’enregistrement des données la concernant, afin de lui permettre de s’opposer au traitement de ses données ;
• En cas de mesures conservatoires nécessaires pour prévenir la destruction de preuves relatives à l’Alerte, la personne visée par l’alerte n’est informée qu’à postériori, après l’adoption de ces mesures.    

TRAITEMENT ET CONSERVATION DES DONNEES Les données vous concernant sont traitées de manière confidentielle et portent sur :

Votre identité (sauf si vous avez décidé d’émettre un signalement anonyme) ;

Vos fonctions et coordonnées ;

Les faits signalés ;

Les éléments recueillis dans le cadre des investigations ;

Le compte rendu des opérations de vérification et les suites qui sont données à l’alerte. La procédure concernant la durée de conservation des données est la suivante :

Les données relatives à une alerte considérée dès son recueil comme n’entrant pas dans le champ du dispositif, sont détruites immédiatement après anonymisation ;

• Les données relatives à une alerte sont détruites après anonymisation dans un délai de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification, si l’alerte n’est pas suivie d’une procédure disciplinaire ou judiciaire ;
• Les données relatives à une alerte sont conservées jusqu’au terme de la procédure, si une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l’encontre de la personne mise en cause ou de l’auteur d’une alerte abusive. Conformément à la loi "Informatique et Libertés" du 6 janvier 1978 modifiée, vous bénéficiez :
• D’un droit d’accès, de rectification, de suppression ainsi que d’un droit à la gestion post mortem de vos données. Vous pouvez également pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant. Conformément au Règlement (UE) n° 2016/679 du 27 avril 2016, vous bénéficierez, à compter du 25 mai 2018, d’un droit à la portabilité (procédure de restitution de vos données sur un format électronique) et à la limitation du traitement.
• Vous pouvez exercer vos droits pat mail à l’adresse suivante :
• compliance@orpea.cn
• Vos demandes de droits d’accès doivent être signées et accompagnées d’un justificatif d’identité, sur lequel est apposé votre signature et comporter les informations nécessaires pour nous permettre de répondre à votre demande.
• Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter vos droits sur le site de la CNIL.  

PROCEDURE GRADUEE DU SIGNALEMENT CONFORMEMENT A LA LOI SAPIN II ET A LA DELIBERATION CNIL DU 22 JUIN 2017 

Pour pouvoir bénéficier de la protection de la Loi*, vous devez avoir respecté la procédure générale de signalement graduée en trois étapes :

• Le signalement est adressé au référent de l’entreprise qui doit en vérifier la recevabilité dans un délai de deux mois, à compter de la réception de l’alerte. Si le référent reste silencieux et ne revient pas vers vous pour vous confirmer formellement la recevabilité ou non de votre signalement (si vous avez souhaité conserver l’anonymat, il vous appartient de retourner sur la plateforme d’alerte avec votre numéro unique pour suivre le traitement de votre signalement), vous pouvez passer à la seconde étape ci-dessous ; 

• Votre signalement peut être adressé à l’Autorité Judiciaire (Juge; Procureur) ou bien à l’Autorité Administrative (Préfet; Inspections; Agence Régionale de Santé; Agence Française Anti-corruption) qui dispose d’un délai de trois mois pour vous répondre. A défaut, vous pouvez passer à la troisième étape ci-après ;

• Le signalement peut être rendu public. Sauf en cas de danger* grave et imminent ou en présence d'un risque de dommages irréversibles, cas pour lesquels votre signalement peut être porté directement à la connaissance des organismes mentionnés dans la 2ème étape ci-dessus indiquée ou être rendu public. Relater ou témoigner de mauvaise foi avec l’intention de nuire ou avec la connaissance au moins partielle de l’inexactitude des faits rendus publics ou diffusés (qu’il s’agisse des faits relatifs à une situation de conflits d’intérêts ou de tout fait susceptible d’entraîner des sanctions disciplinaires) est passible de sanctions pénales et disciplinaires. A défaut de respecter la procédure graduée et dès lors que la divulgation d’informations n’est pas nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause, vous ne pourrez prétendre à bénéficier de la protection des lanceurs d’alerte garantie par la Loi Sapin 2. La Loi ouvre la possibilité pour toute personne d’adresser son signalement au Défenseur des droits afin d’être orienté vers l’organisme approprié de recueil de l’alerte. Cette procédure s’inscrit en dehors de la procédure d’alerte par palier. NB : Le fait que vous ne soyez pas informé par le référent des mesures mises en œuvre suite à votre signalement dont il vous a confirmé la recevabilité, ne présage pas pour autant de l’absence de traitement. La confidentialité des mesures déployées est garantie au même titre que le contenu de l’alerte et des informations que vous communiquez.